Nach der Erfassung des Personals muss dem GisboTimer mitgeteilt werden, in welche Dienstplangruppen die Mitarbeitende zugeordnet werden. Erst dann können die Personen im Dienstplan angezeigt werden.
Bei zentraler Dienstplanung haben Sie eine Dienstplangruppe angelegt, in die Sie mit dieser Maske alle Mitarbeitende zuordnen.
Bei dezentraler Dienstplanung haben Sie mehrere Dienstplangruppen angelegt, in die Sie hier das jeweilige Personal zuordnen können.
Bei der Zuordnung wird nach Dienstverrichtung an Werktagen, Samstagen, Sonn-/Feiertagen und Nachtdienst differenziert. Sie sollten, auch wenn die Werktags- und Wochenenddienste in der gleichen Dienstplangruppe verrichtet werden, eine korrekte Zuordnung für alle Tagesarten anlegen.
Das ist wichtig für die “Ermittlung von Häufigkeiten für Zusatzdienste” im Bereich “Jahresrahmenplanung”. In der rechten Seite der Maske sehen sie eine Personalliste.
Sie können wählen zwischen der Ansicht “gesamtes” Personal oder “nicht zugeordnetes” Personal. Weiter unten sind alle erfassten Dienstplangruppen aufgeführt.
Um eine Zuordnung anzulegen markieren Sie eine oder mehrere Personen (auch selektiv möglich mit Strg-Taste bzw. Umschalt-Taste) in der Personalliste und auch die passende Dienstplangruppe.
Der kleine gelbe Button in der Mitte (bzw. rechte Maustaste) öffnet eine Maske, in der Sie den Gültigkeitszeitraum (auch mit offenem Ende möglich) angeben können.
Die Dienstplangruppe ist die vorher markierte, kann jetzt noch geändert werden.
Achtung
Bei Nutzung der Nachtdienstverteilung ist folgendes unbedingt erforderlich: Der Häufigkeitsfaktor sagt aus, ob die Mitarbeiter die normale Anzahl des Zusatzdienstes leisten, oder ob sie um einen von Ihnen einzustellenden Faktor weniger (z.B. 0,5- die Hälfte) oder mehr (z.B. 2 - doppelt) leisten sollen. Wenn Mitarbeiter als Schichtführer eingesetzt werden können, sollten Sie in dieses Feld ein Häkchen setzen. Bei Mitarbeitern die keinen Nachtdienst mehr, aber dafür mehr Wochenenddienst leisten, sollten Sie hier den Wochenendausgleich aktivieren.
Die Darstellung der Mitarbeiter im Dienstplan hängt von der Zuordnung ab.
Die Bediensteten werden in allen Dienstplänen der zugeordneten Dienstplangruppen erscheinen und können dort auch verplant werden.
Die Buttons im unteren Bereich führen die Zuordnung durch:
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Alle: Der Mitarbeiter wird für Werktage, Samstage, Sonn-/Feiertage und den Nachtdienst in der festgelegten Dienstplangruppe zugeordnet.
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Stamm: Die Zuordnung gilt für den Werktagsdienst, die sogenannte Stammgruppe
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Samstag/Sonntag oder Nacht: Die Zuordnung gilt für den Samstags-/Sonntags- oder Nachtdienst.
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Löschen: Die Zuordnung eines Mitarbeitenden zu einer Dienstplangruppe, für den in dieser Konstellation noch nichts abgerechnet wurde, kann hiermit gelöscht werden.
Um eine Änderung durchzuführen, klicken Sie im linken Bereich mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Zuordnung. Es erscheinen wieder die Detailinformationen, von denen Sie allerdings nur den Häufigkeitsfaktor, die Schichtführer-Eigenschaft sowie den Wochenendausgleich ändern können. Die eigentlichen Zuordnungsdaten sind nicht änderbar.
Falls es trotzdem zu einer falschen Zuordnung kam und Sie diese nicht mehr löschen können, legen Sie zum nächstmöglichen Gültigkeitsbeginn (Zeitpunkt nach der letzten Monatsabrechnung) eine neue Zuordnung an. Gleichzeitig wird die alte Zuordnung automatisch (rechtzeitig 1 Tag vor dem Beginn der neuen Zuordnung) beendet.
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Filter: Oberhalb der Zuordnungen stehen Ihnen einige Filterbedingungen zur Verfügung, mit Hilfe derer Sie sich eine bessere Übersicht verschaffen können. Voreingestellt sind “Alle”, Sie können aber auch mit der danebenstehenden Option die Sicht auf eine Dienstplangruppe verringern. Noch übersichtlicher wird die Darstellung, wenn Sie über diese Schaltfläche (Smiley) einen Mitarbeiter wählen. Die Einstellung eines Datums zeigt Ihnen alle Zuordnungen, die zum angegebenen Tag gültig sind. Mit der Einstellung “Historisch” werden alle nicht mehr gültigen und alle künftigen Zuordnungen angezeigt.
Achtung:
Mit der Zuordnung beginnt die Berechnung der Sollstunden. Bei der Inbetriebnahme müssen Sie darauf achten, den Beginn der Zuordnung genau zum Beginn der Planung zu datieren. Ist Ihr erster Planungsmonat der September, muss die Zuordnung zur Dienstplangruppe auch zum 01.09. datiert werden. Beginnt die Zuordnung zu einem früheren Zeitpunkt, hätte der Mitarbeiter schon zum ersten Planungstag Minusstunden aufgebaut