Die Abrechnung wird über eine Maske gestartet. Diese Maske zeigt den Zustand der einzelnen Dienstplangruppen in dem betreffenden Monat. Der Benutzer, der die Abrechnung auslösen möchte, sieht, welche Dienstplangruppen ihre Dienstpläne schon freigegeben haben. Mit der Freigabe eines Dienstplanes bestätigt der Dienstplanende die Übereinstimmung des Planes mit dem tatsächlichen Verlauf des Monats. Alle Dienstplangruppen werden in einem Vorgang abgerechnet.
Dabei wird für Beamte und Beschäftigte der Zusatzurlaub (DBN) neu berechnet und für alle Mitarbeitende das Urlaubskonto aktualisiert. Die auf Basis der täglichen Sollzeiten ermittelten Mehr-/Minderstunden des aktuellen Abrechnungsmonats werden auf dem Stundenkonto mit den existierenden Mehr-/Minderstunden, beginnend mit dem ältesten Monat, verrechnet. Mehrarbeitsstunden, die durch Rufbereitschaft entstanden sind, werden auf einem separaten Konto gebucht, so dass sie nicht mit den restlichen Mehrarbeitsstunden ausgezahlt werden können. Ebenso werden die Zulagen für Beschäftigte und Beamte ermittelt und für die Übertragung an die Besoldungsbehörde vorbereitet. Darüber hinaus wird die Schichtzulage ermittelt und festgestellt, ob eine Änderungsmitteilung an die Besoldungsbehörde gehen muss. Die Feiertagshistorie wird aktualisiert.
In einer durchschnittlichen Behörde dauert dieser Prozess ca. 2 Minuten und wird wie folgt vorbereitet:
Am Monatsende bzw. am Anfang des Folgemonats wird der Dienstplan zur Abrechnung freigegeben. Die Freigabe wird vom jeweiligen Dienstplanenden für seine Dienstplangruppe ausgelöst.
Man kann nicht “für alle“ gleichzeitig freigeben.
Anschließend wählen Sie aus dem Menü ”Abrechnung“ den Befehl “Abrechnung der Monatsdienstpläne“ aus und nehmen die entsprechenden Einstellungen vor. (Angabe Monat, Jahr, evtl. betätigen der Schaltfläche “Zustand anzeigen“, bei dezentraler Planung).
Um den Monat abzurechnen bedarf es mind. einer freigegebenen Dienstplangruppe. Dies erleichtert bei zentraler Planung die Arbeit insofern, dass nicht explizit jede einzelne Dienstplangruppe freigegeben werden muss.
Ist die Gruppe oder sind alle freigegeben, wird dies auch entsprechend angezeigt (grüner Hintergrund).
Die Schaltfläche “Abrechnen“ öffnet folgendes Infofenster. Es weist Sie darauf hin, dass nicht alle Dienstplangruppen freigegeben wurden.
Nach Bestätigung des “Abrechnen-Buttons“ werden ggf. geöffnete Fenster geschlossen. Nach erfolgtem Abrechnungsprozesses, erhalten Sie folgendes Fenster.
Die Abrechnung kann nun entweder rückgängig gemacht werden (falls dies notwendig ist) oder für die zentrale Besoldungsstelle freigegeben werden.
Diese Freigabe kann nicht mehr rückgängig gemacht werden!