Die Aufgabe den Datenbestand auf einer sinnvollen Größe zu halten und auch den Datenschutzbestimmungen gerecht zu werden, löst der Reorganisationsprozess. Die Maske “Reorganisation” unter dem Menüpunkt “Datenschutz” startet den Prozess der Reorganisation.
Wurde die Reorganisation lange nicht durchgeführt, wird dieser Prozess eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen, da hier große Datenmengen verarbeitet werden.
Beispiel
In den Grundeinstellungen unter “Programmparameter” sind folgende (fiktiven) Fristen eingetragen:
Im Oktober 2023 wird die Reorganisation gestartet. Das Programm errechnet für die verschiedenen Daten wie folgt:
Abrechnungsdaten
Oktober 2023 -12 Monate = Oktober 2022
Da immer kalenderweise gelöscht wird, ist der Dezember 2021 der Ausgangspunkt, von dem aus rückwirkend alle älteren Daten gelöscht werden.
Nach dem Reorg. Prozess sind dann die ältesten Abrechnungsdaten von Januar 2022.
Stammdaten
Oktober 2023 -24 Monate = Oktober 2021
Da immer kalenderweise gelöscht wird, ist der Dezember 2020 der Ausgangspunkt, von dem aus rückwirkend alle älteren Daten gelöscht werden.
Nach dem Reorg. Prozess sind dann die ältesten Stammdaten von Januar 2021.
Protokolldaten
Oktober 2023 -36 Monate = Oktober 2020
Da immer kalenderweise gelöscht wird, ist der Dezember 2019 der Ausgangspunkt, von dem aus rückwirkend alle älteren Daten gelöscht werden.
Nach dem Reorg. Prozess sind dann die ältesten Stammdaten von Januar 2020.
Personalstamm
Der Personalstamm enthält außerdem einen Schalter, mit dessen Hilfe man einzelne Personen, deren Daten nicht gelöscht werden sollen, vom Reorganisationsprozess ausnehmen kann (siehe Abb. 3).
Abrechnungsdaten
Der Reorganisationsprozess löscht alle Abrechnungsdaten (siehe Tabelle) die älter sind als die angegebene Frist.
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Personenbezogen Abrechnungsdaten: |
Allgemeine Abrechnungsdaten: |
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Dienstplandaten (geleistete Arbeitszeiten, Abwesenheiten: Dienstfrei, Erkrankungen, Erholungs- Sonderurlaub, Abordnungen etc.) Dienstplanstatistiken Zuordnungen Personen zu Dienstplangruppen Teilzeit Mutterschutz Schwerbehinderung Beurlaubung Freistellung Schichtplan Jahresurlaubskonto Sollstundenmodelle (Hamburger Modell / Teilzeit) Arbeitszeitkarte (Beamte/Beschäftigte) Zahlungsanweisungen LBV Schichtzulagen Überstundennachweis (Stundenkonto-ausgeglichene Monate werden gelöscht) BEM Daten |
Ferienzeiten Tagesbezogenen Dienstplanbemerkungen Zuordnung Funktionen zu Dienstplangruppen Kalenderwochenbesetzung der Dienstposten Jahresplanung Nachtdienst Jahresplanung Allgemein Personalbedarfsermittlung
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Stammdaten
Zu den Stammdaten gehört der Personalstamm. Hierbei werden alle Personen gelöscht, die länger als die angegebene Frist aus dem Dienst ausgetreten waren. Dazu gehören auch alle mit dieser Person verbundenen Daten (wie z.B. Teilzeit, Mutterschutz usw.).
Protokolldaten
Die Protokolldaten beinhalten alle Log-Tabellen, die die Veränderungen an den abrechnungsrelevanten Daten protokollieren. Die Protokolleinträge, die älter sind als die angegebene Frist, werden gelöscht.
Empfehlung
Um sicherzugehen das in besonderen Fällen auch auf gelöschte Daten zurückgegriffen werden kann, sollte man in regelmäßigen Abständen die tägliche Sicherungsdatei aufbewahren. Dazu bestenfalls auch die zum gleichen Zeitpunkt aktuelle Programmversion, so dass auch nach Jahren ein Einlesen der Daten überhaupt möglich ist.