Das Modul “Erinnerungsmanagement“ sendet allen Mitarbeitende, die Urlaub aus dem Vorjahr übrig haben und dieser noch im laufenden Jahr verfallen könnte, eine E-Mail mit Hinweisen zu den Verfallsfristen.
Mitarbeitende, die am Tag der Abrechnung noch Resturlaub aus dem Vorjahr übrig haben, werden per E-Mail darüber informiert.
Der E-Mail-Versand läuft vollautomatisch während der jeweilige Monatsabrechnung. Die Nachverfolgbarkeit, ob eine E-Mail verschickt wurde und mit welchem Erfolg, ermöglicht folgende Maske, die Sie im Menübereich “Auswertungen” unter der Bezeichnung “Urlaubsverfallsbenachrichtigung” finden.
Die betreffenden Mitarbeitende werden mit Personalnummer, Namen, aktueller Resturlaubsbestand, sowie dem Versanddatum, der E-Mail und dem Status des Emailversandes, tabellarisch auflistet.
Die Maske ist mit Suchfunktionen ausgestattet (rot umrandet), die es ermöglicht, nach Name oder Personalnummer (GisboTimer) und dem Abrechnungsmonat, zu filtern.
Wegen der Möglichkeit den automatischen Lauf verbunden mit der Monatsabrechnung, sind auch die manuell aufgerufenen Erinnerungsläufe immer mit dem letzten Abrechnungsmonat verbunden.
Die Option "letzte" zeigt das Ergebnis des letzten E-Mail-Versands.
Wollen Sie sich weiter zurückliegende Läufe ansehen, ist das über die Option "Abrechnungsmonat" möglich.
Der Button "Anzeigen" erstellt die tabellarische Auflistung.
Über den Klick auf eine Spaltenüberschrift kann die Tabelle, wahlweise aufsteigend oder absteigend, nach dieser Spalte sortiert werden.
Den manuellen Aufruf des Versendeprozesses starten Sie über den Button "Jetzt benachrichtigen".
Möchten Sie den E-Mail-Versand starten, dann klicken Sie bitte auf den Button und bestätigen Sie die im Folgenden angezeigte Sicherheitsabfrage. Sogleich startet der Ermittlungs- und Versendeprozess, dessen Durchlauf Ihnen mit dem Laufbalken angezeigt wird. Nach dessen Abschluss werden alle Personen, die eine Mail erhalten haben in der Tabelle unterhalb angezeigt. Sie sehen auch an Hand des Status, ob der Versand erfolgreich war.
Zustellung der Benachrichtigung misslungen
Der Status des Emailversandes dokumentiert, ob die E-Mail versendet werden konnte (OK) oder nicht (misslungen).
Falls es misslungen ist, erhält die Personalverwaltung pro Lauf eine Sammelmail (siehe unten) mit allen Personen, denen die Benachrichtigung nicht zugestellt werden konnte und damit auch Handlungsvorschläge. Dazu verwendet GisboTimer die in der Maske “E-Mail” in dem Feld “Urlaubsverwaltung” eingestellt E-Mail-Adresse. Nachdem die Einstellungen (Mailadresse des Mitarbeitende/Einstellungen Mailserver in Grundeinstellungen/E-Mail) korrigiert wurde und noch keine Freigabe LfF erfolgt ist, kann die Abrechnung rückgängig gemacht werden.
Bei erneuerter Abrechnung oder manuellem Aufruf, werden die misslungenen E-Mails erneut versendet. Den Mitarbeitende, denen erfolgreich eine E-Mail gesendet werden konnte, werden nicht nochmals benachrichtigt.
Falls die Abrechnung nicht mehr rückgängig gemacht werden kann, müssten Sie die fehlenden Mails manuell versenden.
E-Mail an die Personalverwaltung bei misslungenem Versand :
Die Urlaubsverfallbenachrichtigung für folgende Mitarbeitende:
Traxl, Reinhold Fremdanw. (Email: -);
Bielefeld, Susan (Email: -);
Lensing, Daniel Markus (Email: -);
Stopkowicz, Leokadia (Email: -);
konnte durch die Monatsabrechnung GisboTimer nicht zugestellt werden.
Bitte überprüfen Sie die Mailadressen dieser Mitarbeiter.
Wenn Sie nach der Korrektur der Einstellungen die Monatsabrechnung rückgängig machen und anschließend
wieder abrechnen, oder das Versenden der E-Mails manuell anstoßen, wird GisboTimer die "misslungenen"
Mails automatisch erstellen.
Bereits benachrichtigte Mitarbeitende werden dabei nicht erneut benachrichtigt.
Diese Mail wurde vom Zeiterfassungs-/Urlaubsverwaltungssystem Gisbo generiert.