5. Kontrolle

Das Register “Kontrolle” enthält zum einen Grenzwerte, dessen Überschreitung in der Darstellung für den Vorgesetzten hervorgehoben werden kann.

Die Auswahlmöglichkeit “restliche Stunden verwerfen” bewirkt, dass die Tagesarbeitsstunden nur bis zu dem eingetragenen Wert akzeptiert werden.

Weiterhin enthält dieses Register Parameter, die steuern, ob bestimmte Buchungen systemseitig abgelehnt werden sollen:

Am Samstag bzw. Sonntag/Feiertag gebuchte Zeiten verwerfen
Dieser Parameter bewirkt, dass Arbeitszeiten, die in diesen Zeiträumen gebucht werden, systemseitig nicht akzeptiert und dementsprechend auch nicht zum Stundensaldo addiert.

Dienstplanzeiten ohne Zeiterfassungsbuchungen nicht berechnen
Dieser Parameter ist nur für Kunden relevant, die das Dienstplanmodul zur Planung von Diensten nutzen.
Funktionen, die zu Planungszwecken mit Dienstzeiten in den Dienstplan eingetragen wurden, generieren Ist-Stunden, unabhängig davon, ob tatsächlich Arbeitszeiten über die Zeiterfassung gebucht wurden.

Somit bekommen Mitarbeitende die geplanten Arbeitszeiten angerechnet, obwohl sie u.U. nicht zur Arbeit gekommen sind. Ein anderes Beispiel ist ein früheres Ende der Arbeitszeit, die Geht-Buchung wird jedoch nicht gebucht. GisboTimer wandelt diesen Tag in einen ungelösten Fall, der bis zur Bearbeitung durch einen Sachbearbeiter oder den Mitarbeiter selbst, in der Warteschlange steht. Während dieser Zeit sind die im Dienstplan geplanten Zeiten die Basis für die Ist-Stunden-Ermittlung.

Falls Sie möchten, dass nur die gebuchten Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung zu Ist-Stunden führen, müssten Sie diesen Parameter durch ein Häkchen aktivieren. Wenn keine gültigen Zeiterfassungsdaten vorliegen, wird die Zeiterfassung, bei dieser Regelwerkeinstellung, nach Ablauf des aktuellen Tages (in dem Nachtprozess) den Dienstplan instruieren, die Dienstplanzeiten nicht zu berechnen. Die Monatsabrechnung wird für diese Tage keine Ist-Stunden berechnen, was zur Folge hat, dass ein Tag mit 8 Sollstunden einen Tagessaldo von -8 Stunden ergibt.

Die Tage ohne oder mit unvollständigen Zeiterfassungsbuchungen sind im Dienstplan als Buchungsfehler (BF) gekennzeichnet. Sie können in der Maske “Zeiterfassung”, durch Sachbearbeitenden korrigiert werden.

GisboWeb/ Webterminal (Sicht des Mitarbeiters)
Ab hier vlt eher ins Thema Zeiterfassungsworkflow?

Stellt der Nachtprozess fest, dass zu einem Tag mit einem eingetragenen Dienst, keine Zeitbuchungen existieren, wird er diesen Tag in dem Web-terminal mit einem Buchungsfehler markieren.
Der Mitarbeiter wird durch einen Klick auf diese Fehleranzeige zu dem betreffenden Tag geleitet und kann dort die fehlenden Zeiten manuell nachtragen.

In den persönlichen Dienstzeiten sieht er auch, dass für diesen Tag keine Ist-Stunden berechnet wurden und erkennt schnell seinen Handlungsbedarf.
Falls die Korrektur der fehlenden Buchungen erst nach der Abrechnung
im Folgemonat nachgeholt wird, werden diese Daten in den Dienstplan übernommen, korrekt berechnet und ggf. auch Zulagen nachträglich ermittelt.

Dienstplan
Nach wie vor werden der “Tagessaldo” (Tagesstatistik) und der “Stundensaldo gesamt” (Spalte ‚+/-Std‘ in Statistik rechts) für künftige Tage aus den Ist-Stunden der geplanten Funktion errechnet. Das ist für den Dienstplaner auch sehr vorteilhaft, da die am Monatsende zu erreichende Anzahl Ist-Stunden eine wichtige Planungsgröße darstellt (siehe Abb. ).
Sobald der Tag in der Vergangenheit liegt, wird das System, solange keine Buchungszeiten vorliegen, die ge-planten Ist-Stunden aus der Berechnung nehmen. Auch die Zulagen werden in diesen Fällen aus der Berechnung genommen (siehe Abb. ). Mit dem zu ergänzenden Hinweis “Keine Zeiterfassungsdaten”, erklären wir dem Benutzer in der Maske in Abb. , wie es zu den 0 Ist-Stunden kommt. Erst wenn die Nachbuchung oder Korrektur erfolgt ist, werden die Zulagen ermittelt, ggf. auch nachträglich, wenn die Monatsabrechnung schon erfolgt ist